La digitalizzazione dei processi aziendali è oggi una leva strategica fondamentale per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i costi. Per questo motivo Salov, realtà attiva nel settore dell’olio extravergine di oliva, ha intrapreso un percorso di trasformazione digitale con il supporto di SB Italia.
Salov sentiva l’esigenza di rispondere alle pressioni di un mercato dell’olio extravergine di oliva caratterizzato da una forte competizione e da dinamiche globali complesse. La qualità del prodotto e la capacità di soddisfare rapidamente le esigenze dei clienti sono fattori critici per mantenere una posizione di leadership. In questo contesto, la digitalizzazione dei processi aziendali è diventata imprescindibile per garantire trasparenza, efficienza e conformità. Grazie alla collaborazione con SB Italia, Salov è riuscita a implementare soluzioni innovative che ottimizzano il processo di approvvigionamento, migliorando la gestione e la tracciabilità dei suoi prodotti.
Il progetto di digitalizzazione dei processi di acquisto si è rivelato sfidante fin dall’inizio, sia in termini di perimetro che di gestione del cambiamento», spiega Luca Greco, group cio di Salov. «La transizione da modalità completamente manuali a digitali richiedeva una rivisitazione completa del nostro modo di operare. Abbiamo deciso di collaborare con SB Italia perché avevamo bisogno di un partner con una profonda competenza nel settore e una piattaforma solida e flessibile».
La soluzione Docsweb Digital Procurement di SB Italia
Docsweb Digital Procurement è una piattaforma all’avanguardia progettata per rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono il loro ciclo di acquisto. Questa soluzione non solo centralizza tutte le attività di procurement in un’unica interfaccia facile da usare, ma offre anche una serie di funzionalità personalizzabili per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali: con l’integrazione nativa della firma digitale automatica della fatturazione elettronica, della conservazione a norma, una gestione centralizzata e una navigazione intuitiva, la piattaforma offre numerosi benefici che rendono Docsweb Digital Procurement uno strumento indispensabile per le aziende che desiderano ottimizzare i loro processi di procurement e rimanere competitive nel mercato attuale. Inoltre, la collaborazione con i fornitori esterni è facilitata grazie alla funzione Smart Digital Procurement, che ha permesso una comunicazione efficiente tramite tecnologia Push Attiva (e-mail o sms).
Docsweb Digital Procurement ha permesso infatti a Salov di digitalizzare completamente il processo di acquisto, rendendolo paperless. La piattaforma è stata scelta per le sue caratteristiche di facilità d’uso, integrazione con il sistema SAP e capacità di gestire processi estesi, inclusi i fornitori esterni. «Docsweb Digital Procurement ci ha permesso di avere un controllo totale su ogni fase del processo di acquisto, dalla qualifica dei fornitori alla gestione delle fatture e dei pagamenti», spiega Greco. «La facilità d’uso e l’integrazione con SAP sono stati elementi determinanti nella nostra scelta».
Le principali fasi del progetto
Il progetto è iniziato a gennaio 2021 con una lunga fase di revisione e mappatura dei processi di acquisto, che ha portato alla classificazione delle diverse tipologie di acquisto, alla revisione del modello organizzativo e delle responsabilità e alla definizione delle strategie di acquisto.
Nel giro di sei mesi, la nuova organizzazione è stata definita e il sistema informativo Sap è stato aggiornato. Negli ultimi tre mesi del 2021, è stata redatta la Rfp per la selezione della piattaforma di acquisti digitali, culminando nella scelta di Docsweb Digital Procurement di SB Italia. «L’implementazione della piattaforma è avvenuta nei primi dieci mesi del 2022», spiega Greco. «A ottobre 2022, abbiamo attivato l’Albo fornitori, le fatture elettroniche e il sistema di approvazione digitale dei pagamenti. A marzo 2023, abbiamo rilasciato i contratti e gli ordini di acquist».
La fase di adozione e change management, durata circa otto mesi, si è conclusa a fine 2023, con un focus particolare sul training e sul miglioramento della user experience. Anche la conservazione digitale è stata consolidata entro la fine del 2023, permettendo la gestione digitale di fatture attive e passive, contratti, ordini, distinte, libri contabili, registri IVA, libro giornale, libro inventario e libro cespiti.
«Abbiamo impiegato un anno per implementare la piattaforma, che è completamente integrata con i processi Sap esistenti. Il 2023 è stato invece dedicato all’adozione, stabilizzazione e consolidamento del sistema», dice Greco.
Miglioramento della gestione contrattuale e della conformità documentale
Un esempio di criticità risolta grazie a Docsweb Digital Procurement è stato il miglioramento della gestione dei contratti e della conformità documentale. Prima dell’adozione della piattaforma, i processi di approvazione erano frammentari e soggetti a ritardi. Grazie alla soluzione adottata, Salov è invece in grado di tracciare ogni fase del processo di acquisto, dall’onboarding dei fornitori alla gestione delle fatture e dei pagamenti.
Docsweb Digital Procurement ha permesso inoltre di ridurre significativamente i tempi di approvazione e di migliorare la trasparenza delle operazioni, offrendo una visione chiara e centralizzata di tutte le attività di procurement. Questo ha non solo aumentato l’efficienza operativa, ma ha anche garantito una maggiore conformità normativa e una gestione più rigorosa dei contratti, eliminando le inefficienze e i rischi associati ai processi manuali precedenti.
La soluzione implementata ha portato a Salov numerosi vantaggi:
- efficienza operativa: la digitalizzazione ha ridotto i tempi di approvazione e migliorato la tracciabilità dei documenti
- conformità normativa: Docsweb Digital Procurement assicura la conformità normativa e la tracciabilità dei processi, riducendo i rischi legati alla gestione manuale dei documenti
- risparmio sui costi: la riduzione dei tempi e l’eliminazione della carta hanno portato a significativi risparmi operativi
- facilità d’uso: l’interfaccia intuitiva e la possibilità di gestire i processi da dispositivi mobili hanno semplificato il lavoro dei dipendenti
«Il nostro obiettivo era rendere il processo di acquisto non solo più efficiente ma anche più trasparente e conforme alle normative», sottoliena Greco. «Docsweb Digital Procurement ci ha permesso di raggiungere questi obiettivi con successo».
Sviluppi futuri: focus su filiali internazionali e processi intercompany
Salov ha in programma di ampliare l’utilizzo di Docsweb Digital Procurement, includendo ulteriori processi aziendali e coinvolgendo le sue filiali internazionali. Particolare attenzione sarà rivolta ai processi tra società del gruppo e alla gestione delle promozioni commerciali, con un focus specifico sul mercato americano.
«Il nostro obiettivo è continuare a innovare e migliorare l’efficienza operativa», commenta Greco. «L’approccio implementato non è solo una soluzione tecnica, ma un vero e proprio strumento strategico che ci consente di mantenere un vantaggio competitivo nel nostro settore».
«Siamo orgogliosi di supportare Salov nel suo percorso di trasformazione digitale», afferma Massimo Missaglia, ceo di SB Italia. «L’espansione dell’uso di Docsweb Digital Procurement a livello internazionale e intercompany rappresenta una naturale evoluzione del progetto, con il potenziale di generare ulteriori efficienze e miglioramenti in termini di conformità e trasparenza. Questa espansione non solo rafforzerà le operazioni globali di Salov, ma fornirà anche un modello di riferimento per altre aziende che cercano di ottimizzare i loro processi attraverso la digitalizzazione».
