Il ruolo dei reparti HR sta diventando sempre più centrale nelle organizzazioni industriali. È infatti fondamentale che anche le risorse umane siano prossime alla gestione strategica dell’azienda, per poter comprendere e supportare le evoluzioni del mercato e gli obiettivi di business, per poter attivare processi di reclutamento, ingaggio, formazione, gestire le carriere e il sistema di incentivi, in modo da supportare l’organizzazione, con un allineamento perfetto rispetto al piano di crescita.
Lo sa bene bene Archiva Group, che ha dato vita ad una specifica proposizione per accompagnare le aziende ad evolvere il proprio ufficio HR, da attività di supporto a leva strategica per raggiungere gli obiettivi industriali. Archiva Group è un’azienda che da oltre 25 anni fornisce consulenza, servizi e tecnologie digitali a più di 1500 imprese di medie e grandi dimensioni, incluse multinazionali, in oltre 40 paesi. Specializzata in diverse aree, tra cui amministrazione e finanza, procurement, risorse umane, legale e Ict, Archiva guida i clienti nella transizione digitale puntando su tre ambiti chiave: dati, processi e persone. L’azienda punta sull’organizzazione liquida, capace di adattarsi positivamente ai cambiamenti. Con oltre 200 collaboratori e un forte investimento annuale in ricerca e innovazione, l’azienda ha sede a Verona ed è guidata dall’ad e fondatore Giuliano Marone.
L’ approccio di Archiva per le risorse umane si basa su tre pilastri fondamentali: digitalizzazione, automazione e consulenza. Quanto ai primi due, Archiva offre strumenti avanzati per digitalizzare e automatizzare i processi HR, riducendo le inefficienze e migliorando la gestione del tempo. Si utilizzano tecnologie di workflow management per abbattere l’suo di fogli elettronici mail e telefonate, l’Rpa (Robotic Process Automation) in grado di replicare azione umane ripetitive, come ad esempio l’inserimento dati all’interno dell’anagrafica dipendenti. Il tutto per semplificare processi come l’onboarding, la gestione delle note spese, e le trasferte. Se si libera tempo non a valore, il personale dell’ufficio HR può concentrarsi sui veri needs dell’azienda, operando ad esempio un onboarding efficiente che da alla nuova risorsa una prima ottima impressione dell’azienda o migliorando l’esperienza di consulenti, commerciali e tecnici in trasferta.
Quanto al terzo, Archiva adatta le sue soluzioni alle specifiche esigenze di ogni cliente, fornendo consulenza per la mappatura e la definizione dei processi, l’analisi del clima aziendale, la gestione del budget e la consulenza giuslavoristica. Collabora con le aziende per disegnare soluzioni su misura, garantendo compliance normativa e sicurezza nella gestione dei dati e dei documenti.
Peraltro, Archiva si posiziona come unico punto di contatto per le aziende clienti, offrendo un supporto completo che va dalla formazione e al coaching. Collabora con partner leader nel mercato per offrire soluzioni integrate che coprono ogni aspetto della gestione HR, dalla selezione dei talenti alla formazione continua, garantendo la compliance. Di tutto ciò abbiamo parlato con Frida Mura, Head of Sales HR Solution di Archiva Group.
D: Come sta cambiando il mondo HR e come Archiva può aiutare gli HR manager ad essere motore del cambiamento?
R: Il mondo delle risorse umane sta vivendo una trasformazione significativa, acquisendo un ruolo sempre più strategico all’interno delle organizzazioni. Questo cambiamento è accompagnato da una crescente consapevolezza dell’importanza degli strumenti digitali e dell’automazione. Spesso, nei team HR troviamo grandi competenze, ma l’uso di strumenti collaborativi e digitali è ancora limitato. I direttori HR sono sempre più attenti agli strumenti disponibili sul mercato che possono generare valore e supportare i collaboratori nel gestire le loro responsabilità. L’adozione di soluzioni digitali permette di liberare tempo ed energie, consentendo al personale HR di concentrarsi su attività di maggiore valore aggiunto per l’azienda. Archiva si posiziona come un partner strategico, offrendo soluzioni innovative e personalizzate che rispondono alle esigenze specifiche dei clienti. Forniamo non solo tecnologia, ma anche consulenza, affiancando le aziende nel loro percorso di transizione digitale. Questo approccio integrato è molto apprezzato dai nostri clienti, attuali e nuovi, perché trovare un partner tecnologico a 360° è raro sul mercato.
D: A livello di mercato esterno, quali sono le nuove sfide del recruiting (talent shortage, ecc)?
R: Una delle sfide più significative è la carenza di talenti con competenze molto specifiche e verticali, soprattutto nel campo delle innovazioni tecnologiche. Ad esempio, qualche anno fa il problema riguardava principalmente la cyber security, mentre oggi si estende all’intelligenza artificiale generativa. Questo settore emergente non ha ancora prodotto professionisti con competenze consolidate, specialmente in Italia, dove le realtà tecnologiche avanzate sono ancora poche. Di fronte a questa situazione, le aziende devono rendere la propria offerta più attrattiva, utilizzando strumenti digitali innovativi che migliorano l’esperienza dei candidati. Archiva offre soluzioni che consentono alle aziende di distinguersi, come piattaforme che migliorano l’esperienza di selezione e il pre-onboarding, rendendolo più moderno e coinvolgente.
D: Come si può pensare ad un processo di recruiting più efficiente e attraente per le nuove risorse?
R: L’intelligenza artificiale generativa offre strumenti importanti per ottimizzare il processo di recruiting, riducendo significativamente i tempi di pre-screening e migliorando l’esperienza del candidato. Ad esempio, i candidati possono partecipare a interviste guidate tramite video e audio, simili a quelle su WhatsApp. Questo approccio non solo migliora l’efficienza, ma anche l’attrattiva dell’azienda agli occhi dei candidati, offrendo un’immagine moderna e riducendo i tempi di attesa per entrambe le parti.
D: Ma quando il candidato fa questa intervista video/audio, dall’altra parte non c’è nessuno della HR?
R: No, durante la prima fase dell’intervista, le risposte del candidato vengono elaborate da un algoritmo che fornisce un ranking basato su hard e soft skills. Successivamente, i responsabili HR esaminano i risultati per decidere se il candidato passerà allo step successivo, che sarà un colloquio tradizionale. Questo approccio automatizzato permette di gestire più candidature in meno tempo, mantenendo comunque un alto livello di selezione.
D: Una volta individuato il talento, come rendere smart il processo di onboarding per migliorare l’efficienza del processo interno e l’esperienza positiva del neoassunto?
R: L’onboarding è un momento cruciale per il nuovo collega e spesso non riceve l’attenzione adeguata. Noi di Archiva supportiamo i clienti fornendo consulenza per progettare processi di onboarding efficaci e offrendo soluzioni tecnologiche che automatizzano e ottimizzano tutto il processo, dalla gestione dei documenti alla pianificazione delle attività iniziali. Utilizzando una piattaforma basata su Bpmn, le aziende possono comunicare, condividere documenti, raccogliere firme e gestire le prime attività del neoassunto in maniera fluida ed efficiente, migliorando sia l’organizzazione interna che l’esperienza del dipendente.
D: Che cos’è esattamente il Bpmn?
R: Bpmn è un metodo visivo per rappresentare i processi aziendali utilizzando simboli standardizzati. Serve per disegnare diagrammi di flusso che mostrano chiaramente tutte le attività, gli eventi e le decisioni necessarie per completare un processo aziendale. Questo aiuta a capire meglio e migliorare i flussi di lavoro all’interno di un’azienda. Bpmn rende facile visualizzare come funziona un processo, facilitando la comunicazione tra i vari reparti e permettendo di identificare e risolvere inefficienze. In pratica, è come creare un disegno che descrive passo dopo passo cosa fare per svolgere una specifica attività aziendale. Noi di Archiva abbiamo sviluppato una soluzione nativa che consente di creare piattaforme personalizzate per gestire i workflow specifici dei clienti. Ogni cliente può disegnare insieme a noi i propri processi interni, ottenendo una piattaforma su misura per le proprie esigenze.
D: Uno dei compiti del dipartimento HR è quello di contribuire a far lavorare bene le persone. Come può Archiva diventare un alleato per una migliore gestione di attività come le trasferte e le note spese?
R: Non siamo un Hcm (Human Capital Management) tradizionale, ma supportiamo i clienti nell’ottimizzazione dei processi interni per generare valore. Tra i vari processi che gestiamo c’è anche quello delle trasferte e delle note spese, un’area spesso complessa perché coinvolge diversi attori aziendali. Per questo collaboriamo con Emburse, azienda che dispone della piattaforma Captio.
D: Che cos’è la piattaforma Captio?
R: Captio è appunto una piattaforma di gestione delle spese aziendali e delle trasferte. Consente alle aziende di automatizzare l’intero processo delle note spese, dalla raccolta delle ricevute alla loro approvazione e conservazione digitale. Con Captio, i dipendenti possono fotografare le ricevute con i loro dispositivi mobili e caricarle direttamente nel sistema. La piattaforma precompila automaticamente le informazioni necessarie, gestisce i workflow approvativi e garantisce la compliance normativa. Inoltre, Captio integra le spese di viaggio, permettendo ai dipendenti di prenotare viaggi e gestire le spese in un’unica soluzione. L’utilizzo di Captio riduce il tempo dedicato alla gestione manuale delle note spese, elimina la necessità di conservare documenti cartacei e aumenta l’efficienza operativa, permettendo alle aziende di avere un controllo migliore sui costi e una visione chiara e integrata delle spese aziendali.
D: Come può l’azienda monitorare le competenze e creare piani di crescita per l’upskilling e il reskilling delle risorse?
R: La mappatura delle competenze interne è un passaggio cruciale per avviare progetti di riqualificazione e piani di crescita. Utilizzando l’AI generativa, possiamo mappare rapidamente le competenze esistenti all’interno dell’azienda, permettendoci di identificare con precisione le aree che necessitano di miglioramento. Questo approccio tecnologico consente di somministrare test specifici per valutare le competenze dei dipendenti e ottenere immediatamente una gap analysis. Questa ci mostra le differenze tra le competenze attuali e quelle richieste per raggiungere gli obiettivi aziendali, facilitando la creazione di piani di upskilling e reskilling mirati. I piani di upskilling si concentrano sull’ampliamento delle competenze esistenti dei dipendenti, mentre i piani di reskilling mirano a sviluppare nuove competenze necessarie per ruoli differenti o per adattarsi ai cambiamenti tecnologici e di mercato. Grazie ai dati concreti raccolti tramite l’IA generativa, le aziende possono prendere decisioni informate su quali competenze sviluppare e come farlo nel modo più efficiente possibile. Questo approccio non solo migliora la preparazione e la competitività della forza lavoro, ma aumenta anche la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti, poiché vedono un chiaro percorso di crescita e sviluppo professionale.
D: Cosa significa l’approccio “Skill First”?
R: L’approccio “Skill First” implica che le competenze guidano lo sviluppo e la crescita delle persone all’interno dell’azienda. Questo concetto non si limita alle competenze tecniche, ma abbraccia anche le soft skill, che sono altrettanto importanti. Le competenze tecniche, come la padronanza di strumenti specifici o la conoscenza approfondita del settore, sono essenziali, ma devono essere integrate con competenze comportamentali e manageriali per garantire un’efficace gestione delle responsabilità. Molti dei nostri clienti stanno investendo sempre più nelle competenze manageriali, riconoscendo che chi assume ruoli di maggiore responsabilità deve possedere anche abilità comportamentali adeguate. Le competenze comportamentali, come la leadership, la comunicazione efficace, la gestione del tempo e la capacità di lavorare in team, sono cruciali per il successo in posizioni di comando.
D: E dunque, cosa fa Archiva?
R: Noi di Archiva supportiamo le aziende fornendo strumenti e soluzioni che facilitano questo percorso di crescita sia tecnica che manageriale. Offriamo consulenza per la mappatura delle competenze, l’analisi del clima aziendale e la definizione dei piani di sviluppo. Utilizziamo tecnologie avanzate per automatizzare e ottimizzare i processi di formazione e gestione delle competenze, permettendo alle aziende di identificare rapidamente le aree di miglioramento e implementare i citati piani di upskilling e reskilling mirati. Inoltre, le nostre soluzioni personalizzate permettono di adattare i programmi di formazione e sviluppo alle specifiche esigenze di ogni cliente, garantendo che le competenze acquisite siano allineate con gli obiettivi strategici dell’azienda. In questo modo, aiutiamo le organizzazioni a creare un ambiente di lavoro più efficiente, produttivo e orientato alla crescita continua, dove le competenze dei dipendenti sono il motore del successo aziendale.
D: Parliamo della formazione, qual è il vostro punto di vista?
R: È cruciale passare da una semplice formazione aziendale a una strategia di formazione che risponda alle esigenze del business, soprattutto considerando le risorse limitate. Una strategia efficace deve ottimizzare i tempi e le risorse, utilizzando strumenti che semplificano le attività e permettono di dedicare più tempo alla pianificazione e allo sviluppo strategico. Questo approccio non solo migliora l’efficienza dei costi, ma assicura anche che la formazione supporti realmente la crescita e lo sviluppo delle persone in linea con gli obiettivi aziendali.
