Come possono le aziende manifatturiere affrontare le sfide che attualmente affrontano nel Procurement – e cioè nel processo attraverso il quale acquisiscono beni e servizi necessari per le loro operazioni? Gli ostacoli che si incontrano in questo campo sono principalmente legati all’uso di metodi tradizionali come email, fogli Excel e documenti cartacei: tutti strumenti inefficienti, soggetti a errori e che rendono difficile tracciare e gestire le informazioni con efficacia. La compliance normativa rappresenta poi un’altra complicazione, poiché contratti, certificazioni, ordini e tutti i documenti di acquisto devono spesso seguire normative stringenti sia di forma sia di processo per poter essere esibiti a fronte di un controllo, di un’audit o semplicemente durante un contezioso.
Lo sa bene Archiva Group, che offre una strategia di digitalizzazione completa per il Procurement. Archiva Group è un’azienda che da oltre 25 anni fornisce consulenza, servizi e tecnologie digitali a più di 1500 imprese di medie e grandi dimensioni, incluse multinazionali, in oltre 40 paesi. Specializzata in diverse aree, tra cui amministrazione e finanza, procurement, risorse umane e gestione del personale, legale e Ict, Archiva guida i clienti nella transizione digitale attraverso tre pilastri fondamentali: dati, processi e persone. L’azienda punta sull’organizzazione liquida, capace di adattarsi positivamente ai cambiamenti. Con oltre 200 collaboratori e un forte investimento annuale in ricerca e innovazione, l’azienda ha sede a Verona ed è guidata dal ceo e fondatore Giuliano Marone.
Ma in cosa consiste la strategia di Archiva sul Procurement? La strategia di Archiva si concentra sulla digitalizzazione e ottimizzazione dei processi di approvvigionamento. Anzitutto, utilizzando soluzioni avanzate Archiva mira a semplificare e rendere più efficienti le richieste di acquisto: questo approccio consente un migliore controllo del budget, facilita la negoziazione dei contratti e migliora la tracciabilità delle operazioni. Archiva offre soluzioni personalizzate che non solo migliorano l’efficienza, ma anche la trasparenza e il controllo delle operazioni di procurement, supportando così il miglioramento organizzativo nel suo complesso.
E quali sono, dunque, i pillar tecnologici di questa strategia?
Requiro Rise è una piattaforma Bpm (Business process management) che digitalizza i processi tradizionali del procurement, come la gestione dei contratti, le richieste di acquisto, gli ordini e l’approvazione delle fatture. È configurabile e integrabile con i vari sistemi Erp aziendali, permettendo un adattamento preciso alle esigenze specifiche di ogni azienda.
Requiro Next 2, invece, è progettato per gestire le relazioni con i fornitori e altri stakeholder esterni. Questo portale consente ai primi di aggiornare autonomamente le loro informazioni anagrafiche e di compliance, riducendo il carico di lavoro sui buyer. Facilita inoltre la gestione dei processi di qualifica e la comunicazione con i supplier, mantenendo un archivio centrale di documenti e dati.
Archiva utilizza anche tecnologie di intelligenza artificiale per automatizzare la lettura e l’indicizzazione dei documenti di acquisto, come fatture e ordini, migliorando la precisione e l’efficienza del data entry. Gli algoritmi di machine learning permettono di estrarre e formattare i dati, facilitando l’integrazione con i sistemi aziendali e migliorando la gestione delle informazioni. Ne abbiamo parlato con Carlo Vismara, head of supply chain di Archiva Group.
D: Il Procurement sembra assumere un ruolo sempre più strategico per l’azienda. Come può essere attore e promotore del cambiamento?
R: Il Procurement ricopre un ruolo strategico in azienda, perché molto spesso rappresenta un anello di congiunzione tra diversi dipartimenti, anche grazie al fatto che si occupa di molte tematiche, sia direttamente che indirettamente. Se pensiamo che in un processo di acquisto, dalla selezione del fornitore al pagamento della fattura, passando per la trattativa, la stipula del contratto e l’emissione dell’ordine, il Procurement è sempre ingaggiato, in maniera più o meno diretta, è facile capire che il cambiamento passa anche da lì.
Ed è quantomai importante che il Procurement, proprio per la sua centralità interdipartimentale, sia fautore di un processo di transizione digitale, che aiuti l’azienda a evolversi e a efficientare i propri processi
D: Dal suo particolare punto di vista, qual è in genere il livello di digitalizzazione dell’ufficio acquisti?
R: Dipende dai contesti. Ci sono tante aziende che hanno già intrapreso il percorso di transizione digitale, e oggi stanno sempre più estendendo il perimetro su aree che fino a ieri erano poco presidiate, e ci sono però anche tante realtà in cui si lavora ancora con le mail e con gli Excel, o addirittura con la carta, e che non hanno ancora avviato questo cambiamento. A questi soggetti, è sempre importante ricordare che avviare un processo di digitalizzazione non significa stravolgere i processi in essere, apportando dei cambiamenti radicali che rischiano di “rendere tesi” i rapporti interni; ma al contrario, significa migliorare la qualità del lavoro delle persone, riducendo drasticamente le attività a basso valore aggiunto, guadagnando efficienza e aumentando la governance dell’ufficio acquisti. Il cambiamento deve essere vissuto come un’opportunità, non come una minaccia. Oggi il mercato offre tante soluzioni che gli uffici acquisti possono adottare, per avviare questo cambiamento, o continuare a migliorarlo.
D: Quali sono le principali sfide legate alla compliance normativa nel contesto del procurement (contract management, firme Pec, conservazione)?
R: La gestione dei contratti è sicuramente una tematica molto affrontata, in quanto il contratto digitale – essendo un documento informatico che contiene dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti – deve essere conservato a norma. Ma al di là della conservazione del documento, sarebbe opportuno che l’intero processo, dalla generazione alla sottoscrizione del contratto, fosse maggiormente presidiato, all’interno di una soluzione tecnologica che consenta di avere visibilità dei processi di creazione e di approvazione del documento, anche ai fini di audit, oltre ovviamente a poter disporre di un archivio unico aziendale con scadenziario, dove si possano profilare gli utenti con diritti di visibilità e operatività. A questo spesso colleghiamo la gestione della firma elettronica, sempre più adottata dalle aziende, la cui validità potrebbe agevolmente essere rafforzata dalla messa in conservazione stessa del documento firmato digitalmente, e la gestione e conservazione delle Pec.
D: Quali sono i vantaggi di gestire i processi di procurement in modo digitale e che soluzioni propone Archiva per i processi?
R: I vantaggi sono molteplici, potremmo però clusterizzarli nelle tre macro-aree interne all’azienda: anzitutto, efficienza e saving; in secondo luogo metodo e competenze; infine, governance e tracciatura. In questi tre cluster si ricadono molteplici vantaggi, tangibili (saving economici, procedure aziendali) e intangibili (miglioramento dei tempi, guadagno del controllo, etc), che spingono le aziende nel gestire i processi aziendali in maniera digitale. Vi è poi un quarto vantaggio, quello della competitività, legato a come l’azienda viene vista e percepita dai propri clienti, ed è un vantaggio non trascurabile. Un’azienda “digital oriented” è un’azienda che ha saputo evolversi, innovare, che presidia i propri processi, che ha ridotto degli sprechi, che controlla la propria supply chain, pertanto risulterà probabilmente molto più appealing di un’azienda restia all’innovazione. Quanto a Requiro Rise, è la soluzione Bpm di Archiva per gestire e digitalizzare i processi aziendali. La sua piena configurabilità e personalizzazione consente sia di digitalizzare i processi più tradizionali degli acquisti (tra cui la gestione dei contratti, le Rda, gli ordini, l’approvazione delle fatture) ma anche i processi più custom, per esempio lo sviluppo prodotti, il saving management, la gestione degli investimenti. La sua piena integrabilità, sia a monte che a valle con i vari Erp, lo rende a tutti gli effetti uno strumenti lavoro capace di adattarsi ai vari contesti aziendali, e porta di accesso per la transizione digitale di molteplici processi.
D: Un Albo Fornitori veramente digitale e integrato è possibile? Quali sono i vantaggi principali?
R: Tutte le aziende dispongono di un albo fornitori, che tipicamente risiede nel sistema gestionale. Il punto non è il fatto che esista o meno, il punto è che l’albo fornitori, nell’Erp è un sistema completamente chiuso verso l’esterno, i cui dati devono essere manutenuti dal cliente, e non dai fornitori stessi. Inoltre, tipicamente, non permette di effettuare alcuna valutazione sui fornitori, in quanto è un mero repository di informazioni anagrafiche. Il Portale Fornitori, che in Archiva viene configurato su Requiro Next 2, è invece una soluzione che nasce proprio per consentire ai fornitori di disporre di un portale dove poter fornire dati e informazioni anagrafiche, di business e di compliance, in autonomia e senza che l’attività ricada sui buyer. La responsabilizzazione del supplier nel dare tutte le informazioni che l’acquirente richiede, e soprattutto nell’aggiornare dati e documenti soggetti a scadenza, manleva l’acquirente da una serie di attività molto onerose. Inoltre il portale fornitori consente di disporre di un archivio centrale di documenti e informazioni sulle anagrafiche, sia dei fornitori attuali che dei fornitori potenziali e autocandidati, gestendone i processi di qualifica e internalizzando le comunicazioni e chat da e verso di essi.
D: Cos’è Requiro Next 2 e quale ruolo gioca nella gestione delle collaborazioni con fornitori e soggetti esterni?
R: Requiro Next 2 è la nuovissima soluzione Archiva per la gestione delle relazioni con gli stakeholders esterni all’azienda, siano essi fornitori, agenti e agenzie o clienti. Tramite Requiro Next 2 i nostri clienti potranno personalizzare tutto il percorso di onboarding degli stakeholders, l’accettazione dei documenti da condividere, la classificazione merceologica, e la condivisione di informazioni dedicate. Requiro Next 2 è integrabile con tutti gli Erp, e con sistemi di infoprovider esterni.
D: Come viene applicata l’intelligenza artificiale nella gestione delle informazioni d’acquisto, documenti di trasporto, fatture ordini ad esempio?
R: In Archiva disponiamo di diverse tecnologie per la gestione della lettura documentale, tramite intelligenza artificiale. Si tratta di tecnologie di IA con potenti algoritmi di machine learning, in grado di leggere e indicizzare una serie di informazioni, a prescindere dal layout del documento, e senza dover allenare il modello con centinaia di migliaia di documenti di prova. Questa rapidità di applicazione, congiuntamente a una forte componente di machine learning, consente di utilizzare queste tecnologie anche su documenti “passivi” (fatture fornitori, ordini clienti, documenti di trasporto, e altro), ovvero per i documenti il cui layout non può essere governato dal cliente. Il processo di “data extraction” può essere seguito poi da un’attività di “data cleansing” per formattare i testi estratti, o da attività di “look up” per incrociare i dati con altre basi dati. A questo generalmente segue l’elaborazione di tracciati dati da importare nei sistemi aziendali (Erp, sistemi di logistica, e altro). Questo tipo di soluzioni, che automatizzano alcune attività e “rendono vivi” dei dati che diversamente sarebbero poco utilizzati, sono sempre più spesso richieste dal mercato, e trovano applicazione in tanti dipartimenti aziendali.
