Come possono le aziende manifatturiere evitare rischi significativi e inefficienze derivanti da una gestione tradizionale dei processi aziendali? Un esempio, per capire: quello della gestione delle informazioni. Quante informazioni entrano nelle nostre aziende tutti i giorni? E il quale forma? Pec? E-mail? Fatture elettroniche? Ddt? Quanta carta gira ancora nelle nostre organizzazioni?
Spesso poi, queste informazioni devono essere gestiste per dare vita a processi necessari all’azienda come processi di acquisto per innescare la produzione o processi di vendita attraverso la creazione di contratti, offerte e policy aziendali. Gestire questa mole di interazioni, attività e informazioni con telefonate, email e riunioni non è più sostenibile per tutti, a ciò si sommano le decine di ore spese nell’inserimento di dati ed informazioni nei vari sistemi informativi aziendali, come Erp o Mes.
Lo sa bene Archiva Group, che ha dato vita a Requiro: una suite proprietaria di applicazioni per la gestione moderna dei processi aziendali, che offre strumenti avanzati per la digitalizzazione, l’automazione e la collaborazione. Archiva Group è un’azienda che da oltre 25 anni fornisce consulenza, servizi e tecnologie digitali a più di 1500 imprese di medie e grandi dimensioni, incluse multinazionali, in oltre 40 paesi. Specializzata in diverse aree, tra cui amministrazione e finanza, procurement, risorse umane e gestione del personale, legale e Ict, Archiva guida i clienti nella transizione digitale attraverso tre pilastri fondamentali: Dati, Processi e Persone. L’azienda punta sull’organizzazione liquida, capace di adattarsi positivamente ai cambiamenti. Con oltre 200 collaboratori e un forte investimento annuale in ricerca e innovazione, gestisce più di 60mila documenti al giorno. L’azienda ha sede a Verona ed è guidata dal ceo e fondatore Giuliano Marone.
Cosa può fare un’azienda con Requiro?
Requiro permette di gestire dati ed informazioni abbattendo l’uso di carta e scansioni. Automatizza attività ripetitive come l’approvazione delle fatture e la gestione dei contratti, riducendo gli errori e risparmiando tempo. Facilita la collaborazione tra dipendenti grazie a un sistema centralizzato che elimina inefficienze comunicative. Offre un portale per la gestione autonoma dei dati dei fornitori, migliorando le relazioni e garantendo informazioni aggiornate. Fornisce controllo completo sui documenti e processi aziendali, migliorando trasparenza e conformità normativa. La flessibilità della suite di applicazioni Requiro permette all’azienda di adattarsi e crescere, supportando sia medie imprese che grandi aziende.
Archiva Group ha dato vita ad una nuova release di Requiro, con importanti miglioramenti. Le principali novità riguardano Requiro Rise e Next2, che offrono funzionalità avanzate per ottimizzare i flussi di lavoro. Requiro Rise permette di creare e gestire workflow digitali, facilitando la digitalizzazione di processi come l’approvazione delle fatture e la generazione di contratti. Grazie alla struttura a basso codice, è possibile personalizzare i processi in modo rapido e senza bisogno di competenze tecniche avanzate.
Next2 è un portale per la gestione degli stakeholder esterni, che migliora la comunicazione e lo scambio di informazioni con fornitori e clienti, riducendo il carico amministrativo. I vantaggi principali di questa release includono la centralizzazione e l’aggiornamento costante dei dati, l’efficienza operativa aumentata grazie all’automazione e la flessibilità che permette alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Ne abbiamo parlato con Alberto Gazzani, chief operating officer di Archiva Group.
I tre pilastri di Archiva
- I Dati
Il primo pilastro di Archiva si focalizza sui servizi e sulle competenze necessarie per trasformare documenti destrutturati (come fogli di carta, Pdf, scansioni) in dati strutturati che possono essere gestiti da sistemi informativi come Erp o database. Questo processo di digitalizzazione permette di estrarre informazioni chiave da documenti fisici o digitali, rendendole utilizzabili per vari processi aziendali. Ad esempio, una fattura estera cartacea può essere digitalizzata, e diventare quindi registrabile su un sistema informatico Erp, divenendo anche utile per i processi contabili ed evitando eccessive attività di data entry agli operatori.
«L’obiettivo finale di questo pilastro è creare un flusso continuo e integrato di informazioni che possano essere facilmente accessibili e utilizzabili dai sistemi aziendali, migliorando così l’efficienza operativa e facilitando una gestione più efficace dei processi aziendali», dice Alberto Gazzani.
- I Processi
Il secondo pilastro di Archiva è dedicato alla digitalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali, un passaggio cruciale per aumentare l’efficienza e la produttività. Questo pillar comprende una serie di attività mirate a trasformare i processi aziendali tradizionali in flussi di lavoro digitali ottimizzati, eliminando inefficienze e migliorando la gestione complessiva.
Il processo inizia con una mappatura dettagliata dei processi aziendali. Questa fase prevede un’analisi approfondita di come le attività vengono attualmente svolte all’interno dell’azienda. Vengono esaminati tutti i passaggi dei vari processi per identificare le operazioni eseguite, le tecnologie utilizzate e le persone coinvolte. Questo consente di avere una visione chiara e completa dello stato attuale dei processi.
Una volta ottenuta questa mappatura, si procede con la razionalizzazione dei processi. Durante questa fase, vengono identificate le inefficienze e le attività che causano perdita di tempo o risorse. Questo può includere passaggi ridondanti, comunicazioni non ottimizzate o utilizzo inefficace delle tecnologie esistenti. L’obiettivo è eliminare questi ostacoli e semplificare i flussi di lavoro, riducendo così i costi e migliorando la produttività.
La fase finale è l’automazione. Qui, le soluzioni digitali vengono implementate per automatizzare le attività ripetitive e integrare i diversi sistemi informativi utilizzati dall’azienda. Utilizzando piattaforme di workflow digitali, Api (Application programming interface) e web service, è possibile creare flussi di lavoro automatizzati che garantiscono una comunicazione fluida tra i vari sistemi. Ad esempio, un sistema di gestione delle fatture può essere integrato con il software di contabilità tramite API, automatizzando l’intero processo dalla ricezione/emissione alla registrazione/notifica, sino alla conservazione.
«Un esempio pratico potrebbe essere l’implementazione di un workflow digitale per gestire le approvazioni di spesa. Attualmente, questo processo potrebbe richiedere numerose email e telefonat. Digitalizzando e automatizzando questo flusso, le approvazioni possono essere gestite in modo più rapido ed efficiente tramite notifiche automatiche e dashboard centralizzate», afferma Alberto Gazzani.
- Le persone
Il terzo pilastro di Archiva è centrato sulle persone e sulla consulenza, elementi fondamentali per una transizione digitale di successo. Questo pilastro include una serie di attività mirate a supportare e guidare i clienti nell’adozione delle nuove tecnologie, garantendo che comprendano appieno i benefici e le modalità di implementazione della digitalizzazione.
Il primo passo è la consulenza di processo, che prevede un’analisi approfondita dei processi aziendali esistenti. I consulenti lavorano a stretto contatto con i clienti per comprendere come vengono svolte attualmente le operazioni, identificare le inefficienze e proporre soluzioni di digitalizzazione su misura. Questo aiuta le aziende a ottimizzare i loro flussi di lavoro e a migliorare la produttività complessiva.
Successivamente, si procede con la mappatura dei sistemi informativi. Questa attività comporta la descrizione e l’analisi dettagliata dei sistemi informativi utilizzati dall’azienda e delle loro interconnessioni. Spesso, le aziende non hanno una chiara visione di tutti gli strumenti digitali che utilizzano e di come questi comunicano tra loro. La mappatura aiuta a identificare le aree di intervento e a migliorare l’integrazione tra i vari sistemi.
Un altro aspetto cruciale è la progettazione e implementazione. Questa fase implica la creazione di una roadmap dettagliata per la transizione digitale, che include la formazione del personale e la gestione del cambiamento. I consulenti aiutano le aziende a pianificare ogni fase del processo di digitalizzazione, garantendo che le modifiche siano implementate in modo graduale e strutturato. La formazione è essenziale per assicurare che i dipendenti siano preparati ad utilizzare efficacemente le nuove tecnologie e a sfruttare al meglio le nuove opportunità.
Infine, il pilastro delle persone si occupa anche degli aspetti legali e normativi. È fondamentale garantire che le soluzioni digitali adottate rispettino le normative vigenti, come il Gdpr (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), e che i dati trattati dalle tecnologie abbiano validità legale. Questo include la gestione della sicurezza delle informazioni, la protezione dei dati e la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Le cinque aree di intervento di Archiva
Si accennava al fatto che Archiva Group si distingue per la sua specializzazione in cinque aree di intervento principali, che rappresentano i dipartimenti nei quali l’azienda ha sviluppato competenze specifiche nel corso degli anni. Queste aree coprono diverse necessità aziendali, offrendo soluzioni integrate che rispondono alle sfide del mercato.
Area amministrazione, finanza e controllo: si occupa della digitalizzazione e gestione dei processi legati alla contabilità, alla finanza e al controllo di gestione. Qui, Archiva Group supporta le aziende nella trasformazione dei loro documenti amministrativi in formato digitali che possono essere facilmente gestiti e analizzati dai sistemi informativi. Questo permette di ottimizzare l’operatività e i controlli, migliorando l’efficienza e riducendo il rischio di errori.
Area acquisti: è focalizzata sulla gestione digitale dei processi di approvvigionamento. Archiva Group aiuta le aziende a digitalizzare i loro processi di acquisto, dalla richiesta di approvvigionamento alla gestione dei fornitori e delle transazioni. Questo include l’implementazione di soluzioni digitali che automatizzano le operazioni di acquisto, migliorano la trasparenza e facilitano il monitoraggio delle spese.
Area risorse umane e certificazioni: Archiva Group supporta la digitalizzazione delle attività legate alla gestione del personale. Questo include la digitalizzazione dei contratti di lavoro, delle pratiche di assunzione, della gestione delle competenze e delle certificazioni professionali. La digitalizzazione permette una gestione più efficiente delle risorse umane, migliorando anche l’esperienza aziendale dei collaboratori.
Area legale: si concentra sulla digitalizzazione dei processi giuridici e contrattuali. Archiva Group offre soluzioni per trasformare i contratti cartacei in documenti digitali legalmente validi, garantendo che questi documenti soddisfino tutte le normative legali e di conformità. Ciò include l’uso di firme elettroniche qualificate, la gestione della conservazione e l’assicurazione della validità legale dei documenti digitalizzati.
Area Ict: copre la gestione e l’ottimizzazione delle integrazioni dei flussi informativi con le infrastrutture tecnologiche delle aziende. «L’obiettivo è garantire che le infrastrutture tecnologiche siano sempre in grado di supportare le esigenze di digitalizzazione dell’azienda», dichiara Alberto Gazzani.
Integrazione tra i pilastri e le aree di intervento
Le cinque aree di intervento di Archiva sono supportate dai tre pilastri fondamentali dell’azienda: dati, processi e persone. Ogni dipartimento utilizza strumenti e competenze specifiche da ciascuno di questi pilastri per fornire soluzioni complete e integrate. «Ad esempio, per digitalizzare i contratti aziendali, vengono combinati elementi del pilastro dei dati (digitalizzazione dei documenti), di quello dei processi (ottimizzazione e automazione dei flussi di lavoro) e di quello delle persone (consulenza e formazione)», spiega Gazzani. «Questo approccio integrato permette ad Archiva di soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente, utilizzando una cassetta degli attrezzi versatile che attinge dalle migliori pratiche e tecnologie disponibili. In questo modo, l’azienda riesce a fornire soluzioni personalizzate ed efficienti, garantendo il buon esito di ogni progetto di digitalizzazione».
La suite di applicazioni Requiro
Si accennava a Requiro. «È la proposta tecnologica di punta di Archiva, sviluppata internamente e distinta da altre tecnologie di terze parti che l’azienda può utilizzare o rivendere», afferma Gazzani.
Requiro è pensato per essere un ambiente digitale completo dove le aziende possono trovare tutte le applicazioni necessarie per gestire in modo efficace i loro processi. «La piattaforma offre soluzioni per una vasta gamma di attività aziendali, trasformando operazioni tradizionalmente manuali in flussi di lavoro digitalizzati e automatizzati» continua Alberto Gazzani.
- Caratteristiche Principali di Requiro
Anzitutto, Requiro consente di digitalizzare processi aziendali come la gestione dei contratti, l’approvazione delle fatture, l’onboarding dei dipendenti e molto altro. Ogni processo può essere interamente gestito attraverso le applicazioni della suite, eliminando la necessità di documenti cartacei e riducendo il rischio di errori e inefficienze.
Ma non si tratta solo di digitalizzare, ma di rendere i processi più intelligenti ed efficienti. Requiro permette di ottimizzare i flussi di lavoro eliminando passaggi ridondanti e automatizzando attività ripetitive. Questo porta a una maggiore produttività e a un utilizzo più efficiente delle risorse aziendali.
Ancora, la multicanalità: «Requiro è progettato per essere integrato con una vasta gamma di sistemi informativi e portali esterni. Può connettersi con Erp, Crm e altre piattaforme aziendali, nonché con sistemi telematici governativi come il Sistema di Interscambio (Sdi) per la fatturazione elettronica. Questa capacità di integrazione consente di utilizzare Requiro senza dover necessariamente sostituire i sistemi esistenti», spiega Gazzani.
Poi, la collaborazione interdipartimentale: «la piattaforma facilita la cooperazione tra diversi dipartimenti all’interno dell’azienda, garantendo che tutte le parti coinvolte in un processo abbiano accesso alle informazioni necessarie in tempo reale. Questo elimina le barriere organizzative e promuove un ambiente di lavoro più coeso e collaborativo», chiarisce Gazzani.
Infine, l’archivio digitale aziendale: «uno degli obiettivi principali di Requiro è creare un archivio digitale centralizzato per l’azienda. Permette di conservare tutte le informazioni in un unico luogo, accessibile a tutti i dipendenti in base ai loro permessi. La centralizzazione delle informazioni riduce il rischio di perdita dei dati e assicura che tutti lavorino con la stessa versione aggiornata dei documenti» – spiega Alberto Gazzani.
La nuova release di Requiro
- Requiro Rise e Next2
Si accennava al fatto che Requiro Rise è una piattaforma all’interno della suite Requiro che permette la creazione e gestione di workflow digitali. Questa funzionalità consente di digitalizzare qualsiasi processo aziendale, come l’approvazione di fatture, la generazione di contratti, la richiesta di acquisti e molto altro. Requiro Rise è progettato con una struttura a basso codice, il che significa che è possibile creare e personalizzare processi digitali in modo rapido e flessibile, senza la necessità di competenze tecniche avanzate.
Le caratteristiche chiave di Requiro Rise includono la personalizzazione: ogni azienda può customizzare i propri processi in base alle esigenze specifiche, anche se si tratta di attività simili. Ad esempio, l’approvazione di una fattura in un’azienda manifatturiera può differire da quella in un’impresa di servizi. In secondo luogo, la portabilità dei processi: i processi creati con Requiro Rise possono essere facilmente replicati in diverse unità aziendali o filiali, sia a livello nazionale che internazionale. Questo è possibile grazie alla mappatura dei processi secondo standard internazionali, che facilita la duplicazione e l’adattamento dei flussi di lavoro. Infine, l’efficienza operativa: automatizzando e digitalizzando i processi, le aziende possono ridurre il tempo e le risorse spese per le operazioni manuali, migliorando l’efficienza complessiva.
- Esempi di Applicazioni di Requiro Rise
Gestione dei contratti: digitalizzazione completa dei contratti con firma elettronica, gestione delle approvazioni e archiviazione sicura.
Approvazione delle fatture: automazione del processo di approvazione delle fatture dei fornitori, con integrazione dei sistemi di contabilità.
Onboarding dei dipendenti: gestione digitalizzata del processo di assunzione e onboarding, inclusa la distribuzione e la firma dei documenti necessari.
- Vantaggi di Requiro
Come si accennava, Requiro offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore efficienza operativa, riduzione degli errori, miglioramento della collaborazione interna e conformità alle normative. La piattaforma è progettata per essere flessibile e adattabile, permettendo alle aziende di scalare e adattare le soluzioni digitali alle loro specifiche esigenze senza dover affrontare costosi cambiamenti infrastrutturali.
Next2 si concentra sulla gestione degli stakeholder esterni, come fornitori, clienti e agenti. «Next2 funziona come un portale che facilita la comunicazione e lo scambio di informazioni tra l’azienda e i suoi partner esterni», dice Alberto Gazzani.
Le caratteristiche chiave di Next2 includono la gestione centralizzata dei fornitori: «Attraverso un portale dedicato, i fornitori possono inserire e aggiornare le proprie informazioni, certificazioni e documenti richiesti dall’azienda. Ciò riduce il carico amministrativo per l’azienda e garantisce che i dati siano sempre aggiornati» – afferma Gazzani. In secondo luogo, l’automazione delle gare e degli appalti: «Le aziende possono utilizzare Next2 per organizzare gare e richiedere preventivi ai fornitori in modo centralizzato e trasparente. Questo processo semplifica la selezione dei fornitori e migliora la trasparenza».
Ancora, la comunicazione efficiente: Next2 permette di inviare informazioni e richieste di aggiornamento direttamente ai fornitori attraverso il portale, migliorando la tempestività delle risposte e riducendo il flusso di email e telefonate.
- Innovazione e Vantaggi della Nuova Release
I principali vantaggi includono anzitutto l’unicità del dato: la centralizzazione e la digitalizzazione dei dati assicurano che tutte le informazioni siano aggiornate e univoche, creando una base solida per l’implementazione dell’intelligenza artificiale e altre tecnologie avanzate. In secondo luogo, una maggiore efficienza: l’automazione e la digitalizzazione riducono i tempi di gestione dei processi, aumentando l’efficienza operativa e liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto. Infine, la personalizzazione e flessibilità: le aziende possono adattare i processi digitali alle proprie esigenze specifiche, migliorando la capacità di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato.
