La produzione su commessa da sempre richiede un’organizzazione diversa rispetto a quella standardizzata. C’è una fase che può essere anche relativamente lunga per arrivare dal preventivo all’ordine, e poi un’altra in cui bisogna progettare, acquistare i componenti, realizzare il prodotto (o servizio) e spesso installarlo. La digitalizzazione del processo di gestione della commessa consente di rendere il più possibile prevedibili e replicabili tutti gli step della procedura, e di intervenire in modo mirato sui punti critici. «Ogni commessa è unica per definizione, ma ciò non ci esime dal lavorare sull’efficienza» sintetizza Luca Comello, head of project & innovation management di Quin, un’esperienza più che ventennale nel mondo della gestione delle commesse.
Per farlo, bisogna partire dalla complessità che caratterizza l’organizzazione del lavoro su commessa, che coinvolge diversi mondi: il commerciale, l’area tecnica, le operations, l’amministrazione, ecc. Ognuno di questi ha un proprio linguaggio, in molti casi anche molto specifico. Quindi, la prima cosa da fare per lavorare sull’efficienza è cercare una coerenza fra questi modelli espressivi, in modo tale che il processo organizzativo e produttivo risulti coordinato.
Poi, bisogna fare un’analoga operazione sui livelli decisionali. Anche qui facendo comunicare fra loro persone con differenti competenze e professionalità, spesso complesse, per raggiungere gli obiettivi comuni. Esemplifica Luca Comello: «Se io sono il Project Manager, ho necessità di avere una overview sullo stato di avanzamento delle attività, sul budget e sui tempi a finire; ma se sono un operativo devo sapere esattamente che task devo fare oggi, domani e dopodomani; e se invece sono il direttore generale mi interessa avere una vista generale del portafoglio progetti». Infine, è necessaria un’infrastruttura informatica specificatamente studiata a supporto del processo: lo schema classico prevede un sistema dedicato di gestione della commessa (in grado di gestire per esempio la Wbs, il Gantt, ecc.), integrato con l’Erp, enterprise resource planning, e il Mes, Manufacturing Execution System. In pratica è necessario lavorare su 3 pilastri: l’organizzazione e la cultura, il processo e i sistemi informatici.
Nel corso dell’evento organizzato da Quin “Excellence in Action. Vincere le Sfide della Produzione su Commessa”, che si è svolto lo scorso 26 giugno presso il Competence Center Made4.0, la società di consulenza e soluzioni IT ha approfondito le sfide che le aziende che operano su commessa si trovano ad affrontare e le strategie e le soluzioni per vincerle. Il cuore dell’evento è stato certamente il contributo di due imprese manifatturiere, che hanno condiviso la loro esperienza e il loro percorso di trasformazione dei processi aziendali.
Ergolines Lab, azienda di ricerca e sviluppo che produce sensoristica e macchinari per il settore siderurgico, sta portando avanti insieme a Quin un progetto per rendere il più possibile ripetibile il processo produttivo su misura in un mercato che richiede un alto livello di customizzazione. Safas Group, primaria realtà specializzata nella produzione di getti speciali in acciaio, che ha intrapreso un percorso di trasformazione del sistema informativo, mettendo a punto un nuovo sistema per governare i processi, efficientando le commesse. Ce ne parlano oltre al sopra citato Luca Comello, il general manager di Ergolines Lab Andrea Viotto e il purchasing manager Safas Group, Stefano Fraccaroli.
La gestione della commessa, con la Wbs tutte le aree aziendali comunicano fra loro
Partiamo dal modo in cui Quin interpreta la gestione della commessa nel contesto industriale 5.0. La produzione su misura parte da un preventivo e arriva al prodotto finale. Quindi intervengono – tra gli altri – il commerciale, l’ufficio tecnico, l’amministrazione, oltre alla produzione vera e propria – che a sua volta è caratterizzata da una maggior flessibilità rispetto alla produzione standard. La prima sfida è certamente quella di far comunicare tutte queste aree, a cui è necessario restituire coerenza per tendere nel modo più efficace possibile verso l’obiettivo comune, il successo del progetto.
La Work Breakdown Structure (Wbs) rappresenta uno degli strumenti fondamentali per gestire un progetto di gestione integrata della commessa, poiché permette di definire i deliverable e il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi del progetto, mettendo in ordine le attività e organizzando priorità e dipendenze. «Non c’è una regola unica su come creare la propria Wbs – sottolinea Comello -. Nel mondo dell’impiantistica, molto spesso le Wbs sono organizzate in base alle varie macchine che compongono la linea, e poi alle attività trasversali come montaggio, spedizione, commissioning». Comello fa riferimento, inoltre, a un progetto seguito da Quin, in cui la Wbs del cliente (fornitore del settore navale) è stata organizzata suddividendo la nave nelle varie zone: il ponte, le cabine, le sale operative. E per ciascuna stanza vengono sistematizzate le azioni da fare: pareti, rivestimenti, e via dicendo.
Il sistema informatico fornisce delle viste a ogni attore coinvolto nel processo, in modo tale che sia sempre allineato sulle proprie responsabilità. I tecnici avranno visibilità sull’andamento dei singoli task di competenza. I livelli direzionali, piuttosto che il responsabile dell’ufficio tecnico, avrà invece una visione sull’insieme delle commesse.
Una gestione performante di un ordine a commessa prevede di affrontare tre sfide. L’unicità intrinseca determina un certo grado di incertezza sui tempi di realizzazione: la componentistica che non arriva puntualmente o l’ufficio tecnico occupato in altre attività urgenti sono situazioni tipiche da affrontare in questi contesti. In secondo luogo, è necessario definire modelli e identificare degli standard su cui elaborare stime affidabili su come procedere con le fasi di implementazione. «Se ho un sistema che mi consente con facilità di confrontare commesse simili, ho dei dati da cui partire per affrontare questa seconda sfida. Ovvero portare standardizzazione ed efficienza in un mondo che per definizione è concentrato sulle richieste specifiche del cliente, sulla flessibilità e sull’unicità di ogni progetto». La terza sfida richiede un’attenta gestione degli imprevisti, perché nei modelli produttivi make-to-order ci sono sempre deviazioni rispetto al pianificato. Se il sistema organizzativo è in grado di individuarle per tempo, si risparmia su tempi, costi, aumentando la marginalità della commessa. Infine, ci sono i sistemi informativi, quindi la parte più strettamente tecnologica. Molto spesso parliamo di sistemi specifici per gestire le commesse, ma che si integrano con l’Erp, il Mes, e in generale con l’architettura aziendale. Ma l’aspetto importante è che bisogna avere un sistema dedicato a gestire il mondo della commessa. Vediamo gli esempi specifici con i casi di Ergolines Lab e Safas Group.
Il progetto di Ergolines Lab per standardizzare l’attività legata alla gestione dell’ordine, dalla selezione del perimetro alla riduzione dei tempi
Partiamo da Ergolines Lab. Il quartier generale è nell’Area Science Park di Trieste, quindi un centro di eccellenza dedicato all’innovazione situato in un contesto territoriale denso di competenze nel settore siderurgico. É un’azienda di dimensioni relativamente contenute, la forza lavoro è composta da 30 persone, per lo più fisici specializzati in ottica, acustica, elettromagnetica, ingegneri, informatici e data scientist. Molte fasi della produzione sono esternalizzate. Si occupa di ricerca e sviluppo, per lo più ideando e brevettando sensori e macchine dedicati all’efficientamento del processo di colata continua. La raccolta dati e l’analisi dei dati di processo mediante l’uso di algoritmi sofisticati porta a migliorare la qualità degli acciai, ad evitare le derive di processo e ad assicurare la “remotizzazione” degli operatori migliorando la sicurezza e la qualità del lavoro. In tutti i casi, il focus è «dare efficienza di processo ai nostri clienti» segnala Andrea Viotto.
Il progetto avviato insieme a Quin è partito con l’obiettivo di riorganizzare tutta l’attività per un percorso di crescita. La prima criticità da affrontare era quella legata alla necessità di avere maggiore visibilità sull’intera commessa, per identificare nel dettaglio le diverse fasi e migliorare la gestione delle offerte in ambito commerciale, dalla preventivazione iniziale all’effettiva negoziazione. «Abbiamo un tasso di chiusura dei deal altissimo, intorno al 70-80%, perché le offerte sono fortemente customizzate su obbiettivi specifici del cliente e beneficiamo di una reputation consolidata. Questo ci dà un vantaggio, perché possiamo non competere sul prezzo. Quindi, ci siano concentrati sull’efficientamento, sulla standardizzazione della commessa e sul forecasting» sottolinea Andrea Viotto. La strategia di Ergolines è stata impostata selezionando in modo più focalizzato gli ambiti su cui fare ricerca e sviluppo, eliminando le attività considerate esterne al perimetro core. La stessa operazione è stata fatta sulle vendite: concentrazione sui mercati ad alto valore aggiunto, con possibilità di vendita diretta e profittevole. E sviluppo di partnership mirate con i costruttori di macchinari.
Le commesse sono fondamentalmente di due tipi: ricerca e sviluppo e commesse commerciali. L’attività svolta da Quin ha riguardato proprio la standardizzazione dell’attività di commessa, con l’obiettivo di creare una struttura organizzativa coerente con il contesto del business e di permettere all’azienda di realizzare un numero crescente di commesse senza determinare una proporzionale crescita delle risorse di engineering impiegate.
Safas Group. Revisione dei processi, soluzioni informatiche avanzate, centralità delle persone
Safas Group, uno tra i principali produttori mondiali di getti in acciaio per l’industria energetica, meccanica e dei trasporti, ha deciso di intraprendere un importante percorso di trasformazione per raggiungere una maggiore efficienza dei propri processi core e una maggiore tracciabilità, fondamentale operando in settori altamente regolamentati.
Il progetto ha quindi portato a un re-mapping dei processi e all’introduzione di soluzioni informatiche adeguate alle esigenze e agli obiettivi dell’azienda. Stefano Fraccaroli ha voluto sottolineare un aspetto cruciale per il successo di un progetto di così ampio respiro per l’organizzazione, che va ben oltre l’implementazione delle tecnologie: le persone. È stato, infatti, fondamentale il coinvolgimento e la condivisione del percorso con tutti i dipendenti e la formazione, che ha permesso ai process owner di comprendere e accettare il cambiamento e di poter lavorare efficacemente con i nuovi processi e strumenti.
«Sono sempre i processi che guidano il change management – commenta Fraccaroli -, non è mai il contrario. Chi lavora con te, ti guida, è fondamentale per gestire questo tipo di attività». Per gestire un progetto di questa portata non è quindi indispensabile disporre di competenze informatiche ma è determinante essere in grado guidare le persone in modo autorevole. Di fatto è come un viaggio la cui rotta per la destinazione finale la si costruisce insieme giorno dopo giorno.
Comello aggiunge un altro aspetto determinante: la motivazione del personale ma anche quella dell’imprenditore. «Le persone erano stimolate al cambiamento anche perché avevano strumenti non più adeguati a svolgere il loro lavoro. L’azienda, il management, ha creduto fortemente nel progetto e compreso le criticità che potevano esserci, coinvolgendo, sin dalle fasi iniziali, le persone per raccoglierne le aspettative. Questo è certamente un determinante fattore critico di successo che, nel caso di un progetto molto complesso e articolato come quello sviluppato con Safas, è quindi imprescindibilmente collegato ai concetti di vision e mission aziendale».
Apm di Quin, un sistema per la pianificazione e la gestione integrata di progetti e commesse da customizzare sul cliente
E siamo ai sistemi informatici. Forte dell’esperienza maturata al fianco delle aziende nella gestione della complessità, Quin ha sviluppato una soluzione per pianificare e gestire in modo agile e integrato progetti e commesse. Una piattaforma modulare con un alto livello di personalizzazione, perché con un processo di gestione che varia da cliente a cliente, non si può utilizzare un software standard.
Apm (Advanced Project Management) di Quin è costituito da un framework, ovvero un insieme di moduli base personalizzabili, come ad esempio la gestione della Wbs, dei rischi, del Gantt (una sorta di cronoprogramma). Questi moduli base sono fondamentalmente dei semilavorati, che vengono poi calati nella realtà del cliente. In genere con una configurazione, nei casi più complessi con degli sviluppi ad hoc. Nella parte specificamente dedicata alla gestione della commessa, la piattaforma implementa sia metodologie waterfall, quindi con la gestione sequenziale delle attività e delle dipendenze per avere una visione d’insieme, sia metodologie più vicine al mondo agile, per consentire ai singoli progettisti una gestione più snella. Sono stati sviluppati dei template per mettere a fattore comune la conoscenza appresa nelle diverse commesse.
Nel caso di Ergolines Lab, ad esempio, sono state implementate funzionalità per gestire meglio le scadenze, quindi essere ancora più credibili nei confronti dei clienti, e tenere meglio sotto controllo la qualità. E anche per essere più ricettivi ed efficaci nell’inserimento di nuovo personale, superando difficoltà legate alla formazione di nuovi assunti, migliorando la condivisione delle informazioni fra reparti e assicurando trasparenza e rapidità nella gestione delle priorità.
La conclusione a cui sono giunti i relatori analizzando il percorso compiuto nelle rispettive organizzazioni, discussa anche nel dibattito finale con i presenti in sala, è che, lavorando su processi, organizzazione e tecnologie, è possibile portare benefici tangibili quali la riduzione dei tempi di consegna, la puntualità e il recupero della marginalità di commessa.
(Ripubblicazione dell’articolo del 18 luglio 2024)
